Organisationsentwicklung
Aufgaben der Organisationsentwicklung
Die Einführung von HISinOne wird durch eine umfassende Organisationsentwicklung begleitet. Sie soist die Schnittstelle zwischen Anwender und IT und hat u. a. folgende Aufgaben:
- Aufnahme von Ist-Prozessen im Bereich Studium und Lehre
- Gemeinsame Erarbeitung von Soll-Prozessen
- Unterstützung bei der Implementierung der Soll-Prozesse
- Schulung der Anwender am HISinOne
- Unterstützung bei der Aufnahme weiterer Prozesse innerhalb der Universität
Prozesserfassung
Die Dokumentation der Prozesse spielt im Projekt eine wesentliche Rolle. Sie wird einerseits von HIS gefordert, um die Anforderungen an HISinOne zu definieren. Darüber hinaus dienen die dokumentierten Prozesse als Grundlage für Wartung und Support des Systems.
Vorteile der Prozesserfassung
- Verbesserungspotentiale etablierter Abläufe werden sichtbar.
- Die Nutzung dieser Potentiale wird die Qualität der angebotenen Leistungen und den Service verbessern.
- Die Etablierung von effizienten Prozessen wird Zeiteinsparungen für Beschäftigte ergeben.
- Die Dokumentation der Prozesse ermöglicht eine abteilungsübergreifende Betrachtung der Arbeitsabläufe. Die Transparenz wird erhöht, Schnittstellen können sauber definiert werden. Ein abteilungsübergreifendes Verständnis der Abläufe wird erleichtert.
- Prozessdokumentation bindet das Wissen über die organisatorischen Abläufe in der Universität.
- Neuen Beschäftigten wird die Einarbeitung erleichtert. Die Vertretung im Krankheits- oder Urlaubsfall ist leichter möglich.
- Die Anwendung von Prozessmanagement sichert langfristig die Qualität der erarbeiteten Soll-Prozesse.
